對于施工項目來說,其收入已經(jīng)在投標(biāo)階段初步確定,項目經(jīng)理部的主要責(zé)任一般是 “ 在核定的成本范圍內(nèi),順利完成建造過程 ” 。但在與企業(yè)的實際交流中,筆者卻發(fā)現(xiàn)大多數(shù)項目的成本是在項目結(jié)束后通過反復(fù)核算才得到的,這時項目成本已經(jīng)既成事實,盈虧無可更改。由此可見,有效的成本管理必須是項目過程中的管理,這為項目管理者帶來了挑戰(zhàn)。
在信息化時代, “ 項目成本管理軟件系統(tǒng) ” 作為為項目部提供的管理工具,為項目提供了在運行當(dāng)中動態(tài)歸集成本,量化分析盈虧等多項功能,使得過程中的成本管理成為可能。這種 “ 軟件系統(tǒng) ” 一般包括:進度管理、預(yù)算管理、材料管理、機械管理、分包管理、勞務(wù)管理、財務(wù)管理、成本分析等子系統(tǒng),專業(yè)化特征非常突出和鮮明,歸納起來如下: 及時、真實反映成本,真正實現(xiàn)動態(tài)成本歸集
當(dāng)前多數(shù)施工企業(yè)現(xiàn)行的成本核算方法有一定的缺陷:一是多部門重復(fù)記帳,數(shù)據(jù)源不統(tǒng)一。以材料業(yè)務(wù)為例,往往需要材料、財務(wù)反復(fù)核對。二是財務(wù)要見到票據(jù)才能記帳,而項目中很多往來票據(jù)的時間嚴重滯后。三是一些費用的攤銷經(jīng)常是不確定或難以確定的,由于財務(wù)處理方式的不同,同樣的原始數(shù)據(jù)會體現(xiàn)出不同的成本值。
在實際中,很多企業(yè)在項目結(jié)束的時候或是階段性結(jié)束時,根據(jù)財務(wù)的要求進行成本歸集和核算。由于時間的積累,加上部門間各自為政,積累的浩大單據(jù)已經(jīng)難以對應(yīng)。為了做到 ‘ 帳帳相符 ' ,各業(yè)務(wù)部門就要反復(fù)核對、查找、調(diào)整,所有的參與人員都筋疲力盡,而最終上報到?jīng)Q策者手中的數(shù)據(jù)還不一定能反映項目的實際成本狀況。
針對這一現(xiàn)象, “ 軟件系統(tǒng) ” 首先統(tǒng)一數(shù)據(jù)源,大大提高了數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確度,同時,無需多各部門重復(fù)勞動,也簡化了工作。在成本歸集中, “ 軟件系統(tǒng) ” 采用了系統(tǒng)強制和人工干預(yù)相結(jié)合的方式,對已發(fā)生未結(jié)算項目、待攤費用等進行成本歸集。如前所述,日常數(shù)據(jù)已在發(fā)生時及時錄入系統(tǒng),那么即使單據(jù)沒有結(jié)算、未明確攤銷要求,系統(tǒng)仍將以預(yù)提的方式,將消耗記入成本,以減小成本偏差。這樣就在日常業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,通過系統(tǒng)內(nèi)置的規(guī)則生成完整的成本數(shù)據(jù);谟嬎銠C的強大計算能力,輕松的實現(xiàn)了成本動態(tài)歸集,實時監(jiān)控。 精細管理,深入業(yè)務(wù)實際
傳統(tǒng)財務(wù)科目設(shè)置的根本目的是為了記帳,對于成本控制來說,其細度是不夠的。如財務(wù)上經(jīng)常在 “ 主要材料 ” 科目下設(shè)置 “ 木材 ” 這一科目,但在成本控制中,由于結(jié)構(gòu)階段所用方木和裝飾用木材其屬性、施工工藝根本不同,要采用迥然不同的方式進行管理。因此,僅靠財務(wù)部門成本核實的結(jié)果是無法進行有效成本控制的。
為了解決這一問題, “ 軟件系統(tǒng) ” 按照管理特征對各種成本對象進行分類,服務(wù)于而不拘泥于財務(wù)成本核算的框架。如將鋼筋、商砼從材料管理中剝離出來進行單獨管理,對周轉(zhuǎn)材料也區(qū)分了自有周轉(zhuǎn)和租賃周轉(zhuǎn)兩類,等等。使系統(tǒng)真正貼合項目的業(yè)務(wù)實際,能夠做到精細管理。 過程計劃控制,實現(xiàn)目標(biāo)管理
“ 軟件系統(tǒng) ” 一般遵循 PDCA 循環(huán)的管理理念,強調(diào)計劃的作用。在企業(yè)應(yīng)用實踐中,結(jié)合目標(biāo)管理方法,實現(xiàn)目標(biāo)責(zé)任分解,增強全員成本意識,從根本上轉(zhuǎn)變基層員工成本觀念淡漠的現(xiàn)狀。
計劃是加強管理的源頭,是進行全過程績效考評的衡量基準(zhǔn)。因此,根據(jù)項目的特點,編制詳細、能夠指導(dǎo)具體施工過程的一套施工計劃,需要科學(xué)的方法和適宜的工具進行支撐。首先,根據(jù)國際上先進的項目管理理念,引入了工作分解結(jié)構(gòu)( WBS )做為管理工作的基礎(chǔ);其次,明晰區(qū)分滾動計劃時間、實際時間、基準(zhǔn)時間的概念。在三套時間的機制上,實現(xiàn)了 WBS 節(jié)點相關(guān)數(shù)據(jù)的實時動態(tài)更新;再次,結(jié)合工程造價管理系統(tǒng),直接將中標(biāo)數(shù)據(jù)(工程量清單報價表或工程預(yù)算書)導(dǎo)入到成本管理系統(tǒng)中,再根據(jù)具體情況分解到各項工作任務(wù)上。這就為需用計劃的編制提供了參考性坐標(biāo);最后,計劃和實際發(fā)生數(shù)據(jù)都直接對應(yīng)到施工部位,從而真正實現(xiàn) “ 限額領(lǐng)料 ” 。
這些方法和手段的運用,使項目人員通過分工與協(xié)作,共同編制了完整而合理的計劃體系,直接指導(dǎo)施工過程。再結(jié)合實際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入和匯總結(jié)果,我們就可以清楚的看到實際執(zhí)行與計劃的偏差,這時管理人員可以針對性的采取改進措施,同時也可以對相關(guān)責(zé)任人員進行令人信服的獎罰。 ‘ 成本控制 ' 正是在這一系列管理活動中,得到了落實。 打通業(yè)務(wù)流程,建立項目業(yè)務(wù)工作平臺
當(dāng)前的施工項目部中,各職能部門常出現(xiàn)畫地為牢現(xiàn)象,表面上看是各司其職,實際上由于各業(yè)務(wù)部門的工作相互不交圈或交圈不徹底,一方面造成部分工作在各業(yè)務(wù)部門內(nèi)重復(fù)勞動,信息不能共享;另一方面,有些工作處于無人負責(zé)的狀態(tài)。
“ 軟件系統(tǒng) ” 會將項目部的基礎(chǔ)工作流程以規(guī)則的形式體現(xiàn)到產(chǎn)品當(dāng)中。這樣 “ 軟件系統(tǒng) ” 的使用就幫助項目部建立了 ‘ 各主要業(yè)務(wù)部門的工作平臺 ' ,實現(xiàn)了共享信息,按流程傳遞工作成果;進而使各業(yè)務(wù)崗位人員的工作規(guī)范化、流程化、自動化。
筆者認為, ‘ 業(yè)務(wù)工作平臺 ' 的思想是管理實踐的結(jié)晶,蘊含了先進的管理理念。這一目標(biāo)的實現(xiàn),徹底打破了項目部各業(yè)務(wù)部門間相互割裂的現(xiàn)狀,為項目建立通暢的溝通機制、有效的制約機制,并最終形成有能力、高效的業(yè)務(wù)團隊奠定了堅實的基礎(chǔ)。 收支兩線結(jié)合,盈虧對比分析
“ 軟件系統(tǒng) ” 中的工作分解結(jié)構(gòu)( WBS ),一方面可以和計劃、實際業(yè)務(wù)單據(jù)有機的結(jié)合在一起;另一方面,也可以和中標(biāo)預(yù)算(當(dāng)前部分工程已經(jīng)采用工程量清單)結(jié)合在一起。中標(biāo)預(yù)算逐步分解到 WBS 的相應(yīng)節(jié)點后,項目部就可以方便的得到收入計劃;工程實際完成情況錄入系統(tǒng)后,項目部還可以清楚的看到實際成本跟收入之間的對比關(guān)系,這一經(jīng)濟對比關(guān)系是企業(yè)經(jīng)營決策活動的重要參數(shù)。
“ 軟件系統(tǒng) ” 以 WBS 為紐帶,在收入和支出之間建立直接、可比較的關(guān)系,是對傳統(tǒng)經(jīng)營管理方式的一個突破,意義非常重大。 基于基層業(yè)務(wù)實際,替代手工繁雜工作
一是直接處理日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。在項目施工過程中,各業(yè)務(wù)部門會產(chǎn)生大量的 ‘ 單據(jù) ' ,如材料部門的入庫單、技術(shù)部門的需用計劃等。為了簡化工作, “ 軟件系統(tǒng) ” 充分考慮了這一需要,只要在系統(tǒng)中完成各自的任務(wù),系統(tǒng)就已經(jīng)自動形成完整的單據(jù)打印體系。使繁雜的手工勞動大大簡化。例如,現(xiàn)場材料的出庫單,每天都要發(fā)生多筆,同一材料一日之內(nèi)也可能反復(fù)出庫。過去,庫房帳務(wù)人員手工填寫單據(jù),既書寫不規(guī)范、容易出錯,又難以整理、容易遺失。現(xiàn)在,直接在系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù),再通過打印機,實現(xiàn)多聯(lián)打印,形成的單據(jù)規(guī)范、美觀,易于裝訂和保存。
由于對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)事項了統(tǒng)一管理,如 ‘ 材料名稱規(guī)格庫 ' 、 ‘ 供應(yīng)商名稱庫 ' 等。因此單據(jù)的錄入過程就變成幾次簡單的選擇,再輸入實際數(shù)量、單價就可以了。操作過程非常簡潔。
二是報表自動生成。各類成本業(yè)務(wù)基礎(chǔ)單據(jù)在日常業(yè)務(wù)工作發(fā)生時已經(jīng)實時的錄入系統(tǒng)當(dāng)中,經(jīng)過程序的統(tǒng)計和分析,自動生成各類報表。如材料明細帳、供應(yīng)商結(jié)欠表等。從原始數(shù)據(jù)到報表匯總,是手工成本核實作業(yè)中,工作量最大、失誤率較高的繁雜作業(yè)。但這正是計算機的長處所在。
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